La Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP) emitió las respuestas a las Consultas signadas con oficios N° SPDP-IRD-2025-0036-O y N° SPDP-IRD-2025-0065-Orespecto a la utilización de datos biométricos (huella dactilar, reconocimiento facial, etc.) para el control de asistencia laboral, así como la designación de un Delegado de Protección de Datos Personales por parte de las Cooperativas de Ahorro y Crédito.

• Consulta oficio N° SPDP-IRD-2025-0036-O

La Autoridad en su respuesta a la consulta, indicó que las cooperativas de ahorro y crédito, al formar parte del sector financiero popular y solidario según el artículo 311 de la Constitución, están sujetas a la obligación de contar con un Delegado de Protección de Datos Personales. Esta obligación se fundamenta en que sus operaciones involucran tratamiento a gran escala de datos crediticios, los cuales, aunque no listados expresamente como ‘sensibles’, se consideran categorías especiales según el Capítulo IV de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

Desde CCB Abogados, recomendamos a las cooperativas de ahorro y crédito, proceder de inmediato con la designación de un Delegado de Protección de Datos Personales conforme a la normativa vigente en protección de datos personales vigente, a fin de evitar cualquier tipo de sanciones.

• Consulta oficio N° SPDP-IRD-2025-0065-O

La Superintendencia de Protección de Datos Personales, ratifica el criterio previamente expuesto en la consulta absuelta con Oficio N° SPDP-IRD-2025-0031-O, e indica que el uso de datos biométricos para registro de asistencia solo es válido cuando se ha cumplido con los siguientes requisitos:

1. Aplicación de un test de proporcionalidad sobre la finalidad y necesidad del tratamiento.
2. Realización de un análisis de riesgos y evaluación de impacto que no arroje riesgos altos o críticos.
3. Obtención del consentimiento explícito, libre, informado e inequívoco del titular.
4. Existencia de alternativas reales al uso de datos biométricos para que el consentimiento sea realmente libre.
5. El consentimiento por sí solo no exime al empleador de cumplir con los requisitos técnicos y jurídicos antes mencionados. El interés general no constituye una base legitimadora conforme a la LOPDP ni a la Constitución ecuatoriana.

Respecto al derecho de acceso a los documentos laborales, se confirma que los trabajadores y ex trabajadores pueden ejercer su derecho de acceso para obtener documentos generados durante la relación laboral que contengan sus datos personales, como contratos, roles de pago, avisos al IESS, entre otros. Este derecho debe ser atendido en un plazo máximo de 15 días y no requiere justificación.

Finalmente, en la absolución a la consulta se indica que, la causal de terminación laboral solo podrá ser rectificada si existe una sentencia judicial ejecutoriada que declare la verdadera causa. Solo en ese caso, el titular podrá ejercer el derecho de rectificación ante el responsable del tratamiento.

En virtud de este criterio de la Superintendencia de Protección de Datos Personales, recomendamos a nuestros clientes a: i) no adoptar el uso de datos biométricos como primera alternativa para el control de asistencia; ii) documentar adecuadamente los análisis de riesgo, evaluaciones de impacto y consentimiento de los trabajadores, e; iii) Implementar procedimientos para garantizar los derechos de acceso y rectificación de datos personales conforme a la LOPDP. En caso de requerir asesoría especializada para la implementación de medidas de cumplimiento conforme a esta absolución, nuestro equipo está a su disposición para apoyarles con soluciones legales y técnicas ajustadas a la normativa vigente.

En caso de requerir asesoría especializada sobre las consultas absueltas por la Autoridad de protección de datos personales descritas en este Informativo, estamos a su disposición para apoyarles con soluciones legales y técnicas ajustadas a la normativa vigente.

NOTA: El informativo de CCB Abogados no podrá ser considerado como opinión legal, tiene efectos únicamente informativos.